Qu’est ce qu’un espace personnel électronique ?

L'espace personnel électronique est un espace sécurisé et personnel qui garantit la confidentialité des contenus qui y sont archivés.
Il permet à son utilisateur de stocker, centraliser, et sauvegarder des documents personnels importants (certificats de scolarité, factures, attestations d'assurance…).

Quelle sécurité contre le risque d’usurpation d’identité?

Pour plus de sécurité, vous êtes obligé de changer votre mot de passe (envoyé par Primobox) lors de votre première connexion à l'espace personnel électronique. Vous serez donc le seul à le connaître.

Que se passe t-il si je perds mon mot de passe d’accès à l'espace personnel électronique ?

Une procédure de question secrète est mise en place en cas de perte. En cas de difficulté, vous pouvez contacter le support PRIMOBOX par mail (support@myprimobox.com).

Comment sont assurées la confidentialité et la sécurité de mes données personnelles ?

Aucun document ne transite par mail. Le mail est utilisé pour notifier la réception d'un document dans l'espace personnel électronique.

• En tant que Tiers de Confiance, Primobox prend des engagements de confidentialité et de sécurité.
• Les fiches de paie sont archivées par la Caisse des Dépôts et Consignations-Arkhinéo (CDC-Arkhinéo).
• Les données sont stockées en France sur des serveurs sécurisés.

Les documents importés dans l'espace dédié sont hébergés sur des serveurs situés en France, certifiés ISO 27001 et, pour ceux stockés dans l'espace personnel électronique, archivés à la CDC-Arkhinéo. Comment est déterminée cette affectation et pour quelle durée ?

L'ensemble des documents EY sont hébergés sur des serveurs situés en France et archivés (pour les documents à valeur probante signés électroniquement conformément à la Loi) à la CDC-Arkhinéo, soit pour une durée de 50 ans (fiche de paie électronique) soit pour une durée de 10 ans (pour tout autre document signé électroniquement). A l'issue de la période d'archivage de 10 ans, une prolongation sera effectuée par EY gratuitement pour l'ensemble des salariés en poste.

Qu'est-ce qui garantit l'intégrité de mes documents et leur valeur probante ?

Les documents archivés à la CDC-Arkhinéo sont bel et bien scellés en vue de garantir à la fois leur intégrité et leur pérennité. Les documents signés électroniquement sont également intrinsèquement "scellés". Les documents archivés à la CDC-Arkhinéo, conformément à la norme d'archivage NF Z42-013, bénéficient d'une garantie de leur intégrité et de leur pérennité. Ils bénéficient par ailleurs d'un procédé de signature électronique, et sont établis et conservés dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité" (suivant l'article 1316-1 du Code civil).

Si la collaboration entre EY ou Primobox devait cesser, est-ce que l'abonnement de la plateforme continuerait ?

Oui, l'espace personnel électronique vous appartient. Quel que soit le devenir de EY ou de Primobox, ou de leurs relations contractuelles, vous conserverez l'accès à vos documents archivés à la CDC-Arkhinéo, et vous aurez la possibilité de récupérer vos documents.

Pourrons-nous stocker d’autres documents que ceux transmis directement par EY ?

Oui, l'espace dédié pourra être utilisé librement par le salarié pour stocker d'autres documents de son choix, à concurrence de 1 Go.

Nous disposons d'1 Go d'espace personnel. À combien de documents cela correspond t-il ?

Vous pouvez stocker environ 10.000 documents d'une page chacune.

Si je dépasse mon quota, que se passe t-il ?

Vous supprimez des vieux documents pour dégager de la place.

Mon employeur a-t-il accès à mon espace électronique personnel?

Non, l'espace électronique personnel MyPrimobox est individuel et personnel, l’employeur peut y envoyer des documents mais n’y a jamais accès. L'employeur utilise exclusivement l'espace personnel électronique de l'entreprise qui remplace les dossiers papiers des salariés.

Que se passe-t-il si je quitte l'entreprise ?

L'espace personnel électronique appartient au collaborateur. Même en cas de départ de l’entreprise, vous conservez l’accès à l’ensemble des fiches de paie et autres documents qui y sont stockés pendant la durée d'archivage souscrite.

L'espace personnel électronique m'est-il personnel ou puis-je le partager avec mon conjoint ?

Votre espace personnel électronique est à votre nom. Vous pouvez en faire profiter votre conjoint si vous le souhaitez, mais cela est de votre responsabilité (en cas de litige par exemple).

En cas de changement technologique majeur, quelle est l'assurance de la récupération intégrale de l'historique de mes données ?

Ce point est traité contractuellement avec Primobox et la Caisse des Dépôts qui se chargent des évolutions technologiques.

Peut-on aussi bien utiliser l'espace personnel électronique sous PC et MAC ?

L'espace personnel électronique est compatible avec ces 2 environnements.

Pouvons-nous importer tous types de fichiers ?

Tous les types de fichiers sont acceptés mais Primobox conseille le format pdf, qui n'est pas dépendant de versions, et donc encore lisible dans plusieurs années.

Peut-on importer un fichier zippé ?

Oui, sans aucun problème.

Existe-t-il une hotline pour m'aider à bien utiliser les fonctionnalités de l'espace personnel électronique ?

Oui, vous disposez d'une hotline mail. Vous retrouvez les informations nécessaires dans la rubrique Hotline du site internet ey.primobox.com.

Si lors de la connexion à l'espace personnel électronique, mes 3 essais d'identification sont un echec, que se passe t-il ?

Vous pouvez vous générer un nouveau mot de passe grâce à la question secrète ou contactez la hotline MyPrimobox ou cliquez sur "Mot de passe oublié".

Sommes-nous limités quant au nombre de documents importés mensuellement dans l'espace personnel électronique ?

Non, pas du tout. La seule limite pour vos documents personnels est la taille de l'espace de stockage offert : 1Go.

Puis-je changer mon adresse mail pour l'envoi des alertes par exemple ?

Oui, dans la rubrique "Profil" directement dans l'espace personnel électronique.

Quels sont les temps de téléchargement d'un document sur la plate-forme ?

Retrouvez les temps estimés par Primobox à ce jour dans le document ci-dessous :
Lien vers le tableau

Les fiches de paie électroniques ont-elles la même valeur juridique que les bulletins papier ?

La fiche de paie électronique a la même valeur que son homologue papier sous réserve qu’elle soit correctement stockée dans un espace personnel électronique (Loi du 12 mai 2009). MyPrimobox apporte ces garanties de stockage. 

Si, après avoir accepté le mode électronique, je souhaite revenir à la fiche de paie papier ?

Rien n’est irréversible, vous pouvez à tout moment opter pour le mode électronique et inversement.

Avant quelle date dois-je dématérialiser ma fiche de paie si je veux la recevoir dans le mois ?

Si vous adhérez avant le 10 du mois, vous recevrez la fiche de paie électronique du mois. Sinon, il faudra attendre le mois prochain. De même, si vous souhaitez revenir à une version papier.

Puis-je réimprimer mes fiches de paie à partir de l'espace personnel numérique ?

Oui, mais ce n’est pas nécessaire, car ils sont conservés dans l'espace.

Pourrai-je consulter ma fiche de paie électronique aussi facilement que la fiche de paie papier ?

La fiche de paie électronique est toujours accessible même si vous êtes en déplacement ou en congés avec une simple connexion internet.

Pourrai-je les présenter à des organismes ?

Oui, il est tout à fait possible de les transmettre de manière électronique, les délais d’envoi sont alors raccourcis. Si nécessaire, il vous sera possible d'imprimer vos bulletins de paie, qui aura valeur de copie de l'original électronique, tout comme vous le feriez en transmettant une copie de votre bulletin de paie à un tiers.

La remise de ma fiche de paie sera-t-elle réellement confidentielle ?

Oui, elle sera parfaitement confidentielle puisqu’envoyée directement depuis l’organisme payeur dans votre espace personnel électronique. Par ailleurs, vous ne risquerez plus de laisser votre fiche de paie papier déposée sur un bureau, dans une bannette ou risquer qu'elle soit déteriorée ou égarée, même à la maison.

Que deviendraient mes fiches de paie si les relations contractuelles entre EY et PRIMOBOX devaient cesser ?

Primobox archive automatiquement vos fiches de paie pour 50 ans auprès de son partenaire d’archivage Arkhineo, filiale de la CDC. Ce prestataire a une obligation contractuelle d’archiver chaque fiche de paie reçue pendant 50 ans minimum et ce même si l’entreprise Primobox venait à disparaître. Au bout des 50 ans, cette prestation ne sera plus financée par EY.
Important : à aucun moment un document vous appartenant ne peut être détruit sans votre accord.

Puis-je dématérialiser ma fiche de paie dans un deuxième temps ?

Oui, si vous n'avez pas dématérialisé votre fiche de paie tout de suite, vous pourrez toujours le faire à partir de l'onglet "J'accède à mon espace RH". Vous cliquez alors sur "Mode d'envoi des bulletins de paie". Vous pourrez de la même façon décider à un moment donné de revenir à la fiche de paie papier.